Korespondencja handlowa jest ważnym elementem pracy wielu osób. Pisanie maili, sporządzanie pism i różnego typu dokumentów bywa trudne nawet, jeżeli trzeba to robić jedynie w języku polskim. Redagowanie służących komunikacji handlowej słów wymaga znajomości materiału językowego i sytuacyjnego. Komunikacja ta ma bowiem służyć nawiązywaniu relacji biznesowych lub rozwiązywać bieżące problemy. Konieczna staje się umiejętność odpowiedniego reagowania i umiejętnego wyrażania potrzeb firmy wtedy, gdy naszym celem jest na przykład: złożenie zamówienia, ustalenie warunków płatności, poinformowanie o zmianie na stanowisku, zmianie organizacyjnej firmy, zaproponowanie towarów będących w promocji, napisanie odpowiedzi na zapytania ofertowe, złożenie lub odpowiedź na reklamację, skonsultowanie sposobu opakowania towaru, wstrzymanie realizacji zamówienia, płatność za fakturę lub domaganie się takiej zaległej płatności. Wymieniać można by jeszcze długo. Raz występujemy w roli sprzedawcy, innym razem to my – jako pracownicy przedsiębiorstwa – jesteśmy jednocześnie klientami innej firmy, korzystając z jej usług lub kupując produkty. Temat korespondencji handlowej w języku angielskim jest zatem bardzo obszerny i można by napisać o nim sporych rozmiarów publikację. Poniżej postaramy się zaproponować choćby część istniejących zwrotów angielskich, które być może będą przydatne zarówno dla osób, których zajęciem jest pisanie korespondencji handlowej, jak też dla tych, których zadaniem jest tłumaczenie korespondencji handlowej.
Tłumaczenie i pisanie maili, pism, listów, dokumentów na angielski (i z angielskiego) bywa trudne. W codziennej pracy wykonywanie tłumaczeń angielskich takich tekstów jest jednak powszechne. Zawartość merytoryczna dokumentu jest sprawą indywidualną, zależną od sytuacji i zdolności zawodowej piszącego. Forma wykonanego tłumaczenia czy samodzielnie napisanego listu może natomiast podlegać pewnym uogólnieniom. Można wyznaczyć takie ogólne zasady, ponieważ istnieje wiele utartych zwrotów oraz konwencje, bez których nawet przekazujący odpowiednie znaczenie list będzie niewłaściwie odebrany. Takie formy to technika pisania listów, postępowanie według zaleceń dotyczących układu oraz przyjętych fraz, wyrażeń, zwrotów, stosowanych w określonych sytuacjach.
Ponoć dobry list handlowy nie powinien być obszerniejszy od jednej strony wydruku. Takie twierdzenie ma swoje uzasadnienie. Zdecydowana większość ludzi ma w pracy niewiele czasu i myśli zadaniowo. Podczas wykonywania swoich obowiązków nie mamy czasu na snucie refleksji czy rozbudowane dygresje – nie będziemy mieć też czasu na czytanie takowych. Dobra korespondencja handlowa musi być krótka i rzeczowa. – nastawiona na przedstawienie lub rozwiązanie problemu. Oczywiście należy zawrzeć w niej podstawowe informacje – od kogo i do kogo jest skierowana, kiedy została napisana i w jakim celu. Jej plan mógłby być na przykład taki:
1. The letter-heading, letterhead, header, heading, headline (nagłówek)
W jego treści znajdują się nasze dane – dane nadawcy (nazwa firmy, imię nazwisko, adres, inne dane kontaktowe typu: telefon fax). Nagłówek znajdować ma się u góry w układzie typowym dla grafiki danej firmy.
2. The date (data)
Umieszcza się ją zawsze na górze listu, z prawej strony. Miesiące piszemy w pełnym brzmieniu. Oto możliwe sposoby pisania daty:
16th March 2015
16th March, 2015 (dodano przecinek między miesiącem a rokiem)
March 15th, 2015
March, 15, 2015
3. Number, the reference line (najogólniej numer pisma)
Powinna być pisana na tym samym poziomie co data, lecz po przeciwnej stronie. Numery dokumentów każda firma zapisuje na właściwy sobie sposób.
4. The address of the addressee (najogólniej adresat i jego dane)
Nazwa oraz adres firmy lub osoby, do której list jest adresowany. Umieszcza się u góry po lewej stronie, poniżej linii daty lub całkowicie na dole po lewej stronie, poniżej podpisu.
5. The salutation (zwrot grzecznościowy powitalny)
O ile nazwisko adresata jest znane należy je wymienić – na przykład „Dear Mr Celiński”. Jeśli nie znamy nazwiska, należy napisać „Dear Sirs” (Szanowni Panowie), „Dear Sir” (Szanowny Panie), „Dear Madam” (Szanowna Pani). W korespondencji amerykańskiej niegdyś można było spotkać zwrot „Gentelmen” a po nim dwukropek. Obecnie taka forma też jest poprawna.
6. The subject line (temat pisma, listu)
Temat listu pomaga adresatowi szybko zorientować się na jaki temat jest pismo. Niekiedy stosuje się skrót „re” – dotyczy.
7. The body of the letter (treść właściwa)
8. The complimentary close (zwrot grzecznościowy pożegnalny)
9. The signature (podpis)
10. Enclsures (załączniki)
11. Carbon copy (informacja o kopiach).
Jeśli potrzebujesz tłumaczenia, napisz do nas…
Dodaj komentarz